In breve
- Anamnesi e informazioni sulla salute sono categorie particolari di dati: servono base giuridica e misure adeguate.
- L’informativa va data prima della raccolta, e il consenso al marketing è separato da quello al trattamento.
- Le foto dei clienti richiedono una liberatoria propria, revocabile e con una durata.
Uno studio di tatuaggi raccoglie, nell’arco di una sola prima visita, più informazioni sensibili di quante ne raccolga un negozio in un anno: nome, data di nascita, documento, terapie in corso, patologie, allergie, gravidanze, e fotografie del corpo di una persona. È un archivio delicato, e nella maggior parte degli studi vive in una scatola sul bancone o in una cartella condivisa senza password.
Non serve diventare esperti di protezione dei dati. Servono sei cose fatte bene, che coprono la quasi totalità di ciò che riguarda uno studio, e che una volta impostate non richiedono manutenzione quotidiana.
01Cosa raccogli, e con quale base
| Dato | Categoria | Perché lo tratti |
|---|---|---|
| Nome, contatto, data di nascita | Dato comune | Esecuzione del rapporto e verifica dell’età |
| Documento di identità | Dato comune | Verifica dell’età, dove richiesto |
| Anamnesi: farmaci, patologie, allergie | Categoria particolare (salute) | Valutare se il trattamento è eseguibile in sicurezza |
| Reazioni e complicanze successive | Categoria particolare (salute) | Seguito del trattamento e tracciabilità |
| Lotti degli inchiostri usati sulla persona | Collegato alla salute | Obbligo di tracciabilità e sicurezza |
| Fotografie del lavoro | Dato comune, ma identificativo | Documentazione clinica del lavoro |
| Fotografie pubblicate su social | Dato comune | Consenso specifico e revocabile |
| Dati di pagamento | Dato comune | Obblighi fiscali e contabili |
02Le sei cose da fare
- 1
Prepara un’informativa e consegnala prima
Chi sei, cosa raccogli, perché, per quanto tempo, a chi lo comunichi, quali diritti ha la persona e come si esercitano. Va data prima della raccolta, non insieme alla firma finale.
- 2
Separa i consensi
Consenso informato al trattamento, liberatoria foto, consenso al marketing: tre cose distinte con tre firme distinte.
- 3
Tieni un registro dei trattamenti
Un documento interno che elenca quali dati tratti, per quale finalità, dove stanno e per quanto. Serve se qualcuno lo chiede, e serve a te per sapere cosa hai.
- 4
Metti in sicurezza l’archivio
Armadio chiuso a chiave per la carta, password e accessi differenziati per il digitale, backup. Un raccoglitore aperto sul bancone non va bene.
- 5
Limita chi può vedere cosa
L’anamnesi la vede chi esegue il trattamento, non chi passa dietro il bancone o chi risponde ai messaggi.
- 6
Definisci i tempi di conservazione
E soprattutto cancella quando sono scaduti: conservare per sempre non è prudenza, è una violazione.
03Quando qualcuno chiede i propri dati
Capita, e capita quasi sempre in situazioni tese: un cliente scontento, una controversia, un ex collaboratore. Sapere cosa si deve fare evita di trasformare una richiesta ordinaria in un problema.
- Accesso: la persona ha diritto a sapere quali dati hai e a riceverne copia. Comprende il consenso firmato, l’anamnesi e le foto conservate.
- Rettifica: correggere dati inesatti. Non riguarda ciò che è stato dichiarato al momento della firma, che resta storicizzato.
- Cancellazione: si applica quando non c’è più una ragione per conservare. Non travolge i documenti che devi conservare per obblighi propri, come quelli fiscali o quelli legati alla tracciabilità sanitaria.
- Revoca del consenso: vale per foto e marketing, con effetto per il futuro. Va registrata con la sua data.
- Opposizione: alle comunicazioni commerciali, sempre e senza motivazione.
Il minimo, in una giornata di lavoro
- Informativa privacy scritta, consegnata e disponibile anche sul sito.
- Consensi separati per trattamento, foto e marketing.
- Registro dei trattamenti compilato.
- Archivio cartaceo sotto chiave, archivio digitale con accessi personali.
- Tempi di conservazione stabiliti per ciascun tipo di documento.
- Una procedura scritta su cosa fare se qualcuno chiede i propri dati.
- Un contratto con chi tratta dati per tuo conto: gestionale, commercialista, servizi di invio.
Con Omega
Dati sanitari trattati come tali
- L’anamnesi è trattata come dato sanitario, con accesso limitato e la sua scadenza di conservazione.
- Consenso informato, liberatoria foto e consenso al marketing sono moduli separati con firme separate.
- Il testo di ogni modulo si congela alla firma con la sua versione: si sa sempre cosa è stato sottoscritto.
- La revoca di un consenso resta registrata con la sua data, e il modulo scaduto si vede.
Foto di copertina: siamesepuppy — CC BY 2.0
