Ho tutto su un foglio e su Google Calendar. Quanto ci metto a portarlo dentro?
L’anagrafica clienti si importa da un file: xlsx, csv, tsv o txt, fino a cinquantamila righe per volta. Carichi il file, dici qual è la riga con i nomi delle colonne (molti fogli hanno il logo in cima) e quale colonna è il nome, quale il telefono. Le righe che non passano te le elenca con il numero di riga del file, e tutte le altre entrano lo stesso: non devi ricominciare da capo per tre celle sbagliate. Se preferisci non farlo tu, mandaci il file e lo importiamo noi. Quello che invece non si importa lo diciamo per primi: appuntamenti, pezzi vecchi, consensi di carta e lotti degli inchiostri non hanno un percorso di import. Quelli si cominciano da oggi — il pezzo in corso lo apri la prossima volta che la persona entra in studio, e da lì in avanti è dentro.
E se poi voglio andarmene? I consensi firmati che fine fanno?
Non c’è una durata minima: si disdice quando vuoi dalla scheda «Abbonamento», senza preavviso, e resta attivo fino alla fine del periodo già pagato (art. 7.2 dei Termini). I dati sono tuoi, non li usiamo per finalità nostre, non li cediamo e non li usiamo per addestrare sistemi di intelligenza artificiale. Clienti con lo storico, appuntamenti, incassi e listino escono in CSV — punto e virgola e BOM, cioè il file che Excel in italiano apre con le colonne già separate — e ogni elenco del gestionale ha il suo bottone di esportazione, che scarica quello che stai guardando, filtrato come lo hai filtrato tu. I consensi firmati sono PDF a sé stanti, con dentro il testo congelato, la firma, la controfirma del professionista e l’impronta SHA-256 che permette di verificare che siano ancora quelli: valgono anche fuori da Omega, ed è importante perché vanno conservati per anni. Dopo la cessazione l’ambiente resta accessibile in sola lettura per trenta giorni, per portare via tutto con calma.
Quanto ci metto a partire davvero?
La configurazione sono nove schermate di domande: lo studio, cosa fate, gli artisti, come fai i prezzi, quando siete aperti, caparre e disdette, consensi minori e igiene, come incassi, richieste e presenza online. Alla fine il listino delle sedute è già scritto — nasce dalla tua tariffa oraria e dal minimo di studio, con consulenza, seduta breve, mezza giornata, giornata intera e ritocco, e i minuti di preparazione e sanificazione contati come buffer prima e dopo, così due sedute lunghe non si accavallano sulla stessa poltrona. Sono già installati anche i moduli di consenso della tua regione, con la soglia dei minori e gli anni di conservazione che quella regione prevede, e il link pubblico da mettere in bio. A un tatuatore non si chiede di scrivere un listino durante la configurazione.
Devo imparare un programma nuovo?
Quello che non fai non lo vedi. Se non fai piercing spariscono la gioielleria, il registro dei fori e i consensi del piercing; se non fai trucco permanente sparisce il suo modulo; se non vendi aftercare sparisce il banco. Non è un filtro grafico: sono moduli che restano spenti e si riaccendono da Impostazioni → Funzioni il giorno in cui servono. Lo stesso vale per le domande di ogni giorno: il ciclo di autoclave viene chiesto soltanto nei giorni in cui lo studio è davvero aperto, controllando anche le chiusure — perché un promemoria che suona di domenica è un promemoria che si impara a ignorare, e dopo due settimane il registro torna su carta.
Perché non usare una normale agenda per saloni?
Perché un tatuaggio non è un appuntamento: è un pezzo che nasce da una richiesta, ha un preventivo a ore, una caparra, più sedute e una guarigione. In un’agenda da salone tutto questo finisce nelle note, e infatti gli studi tengono i conti in un foglio a parte. Qui il pezzo è l’unità di lavoro: le sedute sono sue tappe.
Come funziona la caparra?
Si chiede sul pezzo, non sullo slot: il cliente la versa quando accetta il preventivo, spesso settimane prima che ci sia una data. Entra subito nel registro incassi (con scontrino, se lo emetti) e a saldo viene scalata dal dovuto. Se non si presenta, la policy che hai scelto in configurazione dice cosa si trattiene.
I consensi sono davvero a norma?
Ti diamo modelli completi — consenso informato al tatuaggio, al piercing e al trucco permanente, anamnesi, privacy, liberatoria foto, autorizzazione per i minori — con rischi, controindicazioni, interferenze con la risonanza magnetica e limiti della rimozione. Il testo si congela alla firma con la sua versione e nasce con la data di conservazione. Le domande dell’anamnesi partono dalle dodici che stanno su ogni modulo serio del settore, ma sono tue: ne aggiungi e ne togli quante vuoi. Le regole di dettaglio cambiano da regione a regione, quindi i testi vanno riletti e adattati con il tuo consulente — il software non firma al posto tuo. Ma quando la norma cambia te lo dice lui, segnalandoti i moduli rimasti indietro.
Cosa succede se si presenta un minorenne?
Dipende da come hai configurato lo studio in base alla tua regione. Sotto la soglia il consenso non si firma: è un blocco, non un avviso che si clicca via. Nella fascia in cui la norma lo consente serve l’autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale, e finché non c’è il modulo risulta mancante. Le regioni non sono tutte uguali, e nemmeno i due mestieri: tatuaggio e piercing hanno spesso soglie diverse dentro la stessa legge. In Lombardia il tatuaggio parte da 16 e il piercing da 14; in Abruzzo idem, con il consenso di tutti i genitori; in Emilia-Romagna, Lazio, Marche e Toscana la soglia è 14; in Liguria 16; in Friuli come in Lombardia; Piemonte e Veneto chiedono il consenso dei genitori senza fissare un’età, e lì la scegli tu; la Sicilia ammette solo i maggiorenni. Dove la regione non ha una disciplina propria partiamo dai soli maggiorenni e te lo scriviamo. Quasi ovunque il foro al lobo dell’orecchio è l’eccezione: lo marchi sul pezzo e segue la sua regola.
Perché registrare i lotti degli inchiostri?
Perché dal 2022 il Reg. UE 2020/2081 ammette solo inchiostri conformi e impone il lotto in etichetta. Serve a rispondere a due domande opposte: con quali lotti ho tatuato questa persona (se arriva una reazione) e chi ho tatuato con questo lotto (se il produttore richiama una partita). Senza registro, nessuna delle due ha risposta.
Funziona con la poltrona in affitto e i guest?
Sì, ed è pensato per questo. Ogni artista ha la sua colonna in agenda, il suo link personale, la sua tariffa oraria e il suo modello di compenso: percentuale, canone della poltrona o fisso. I guest hanno le date del loro periodo. A fine mese il conto è già fatto.
Serve la cassa?
La cassa a griglia del negozio no: in uno studio il denaro entra come caparra, saldo di una seduta o vendita al banco di aftercare e gioielli. C’è «Incassi», che fa esattamente questo ed emette scontrino telematico e fattura elettronica. Se non emetti scontrini puoi limitarti a registrare gli incassi, o non registrarli affatto.
Vendo anche aftercare e gioielli: li gestisce?
Sì. Il magazzino tiene monouso, creme e gioielli, con la giacenza e il sottoscorta; i gioielli hanno materiale, diametro e lunghezza, che sono le tre cose che si cercano davvero. La vendita al banco finisce sullo stesso registro degli incassi.
Posso avere l’app dello studio?
Sì, ma è un lavoro su misura e va a preventivo: non è compreso nel canone. Sviluppiamo l’app col marchio dello studio, da cui i clienti mandano richieste e seguono le loro sedute.
Posso far firmare i consensi a distanza?
Sì, in due modi. Sul tablet in studio con la firma autografa: il testo viene congelato e ne viene calcolata un’impronta SHA-256, così si può dimostrare che il documento conservato è quello firmato quel giorno. Oppure collegando Yousign, il fornitore di firma che colleghiamo oggi, con un piano gratuito per provare: il cliente riceve un’email e firma dal telefono con un codice via SMS. È una firma elettronica avanzata ai sensi dell’eIDAS: ammessa come prova, non equiparata per legge all’autografa come la qualificata. Il conto è tuo, la chiave la incolli tu. Se il tuo commercialista ti ha già messo su un altro fornitore, scrivicelo: lo colleghiamo. In tutti i casi la controfirma del professionista che ha eseguito il trattamento — obbligo della L. 99/2026 — viene registrata.
Come si incassa la caparra se il cliente non è in studio?
Generi un link di pagamento dalla scheda del pezzo e glielo mandi in chat: paga con carta, wallet o a rate con Klarna. Il conto è il tuo — incolli le chiavi del tuo Stripe in Impostazioni, Klarna la accendi con un interruttore dal loro pannello. Omega non apre conti al posto tuo, non tocca il denaro e non trattiene percentuali. Appena entra, l’incasso è registrato con il suo documento fiscale.
C’entra qualcosa Pinterest?
Nei due versi. In entrata: incolli l’indirizzo di una board pubblica e le immagini finiscono nelle tue bacheche di ispirazione — scaricate, non linkate, così restano anche se la board sparisce — etichettate per stile e zona del corpo, agganciabili alla scheda di un cliente e utilizzabili in un pezzo con un clic. In uscita: i tuoi flash liberi diventano pin sul tuo account Pinterest da soli, perché Pinterest sa importare i contenuti da un indirizzo. Non serve collegare nessun account né passare da noi.
Posso pubblicare su Instagram dal gestionale?
Sì, con la tua app Meta. È il modo che non mette nessuno in mezzo: crei la tua app (gratis, dieci minuti, resta in modalità sviluppo perché per pubblicare sul tuo profilo non serve nessuna revisione), ti aggiungi come tester e incolli il token. Da lì pubblichi flash e lavori del portfolio direttamente da Omega, e il rinnovo del token lo gestiamo noi.
Perché mi serve il PAO degli inchiostri?
Perché la scadenza stampata vale a flacone chiuso. Una volta aperto conta il PAO — il barattolino aperto in etichetta, per gli inchiostri il riferimento diffuso è 12 mesi — e un colore aperto a marzo non è utilizzabile a dicembre dell’anno dopo solo perché il flacone dice 2028. Il gestionale usa la data più vicina fra le due e te la ricorda in home prima che diventi un problema.
Cos’è la bacheca fra studi?
Un albo di annunci fra studi di tatuaggi su Omega: guest spot offerti e cercati, poltrone in affitto, attrezzatura, domande di mestiere. Non è un social e ci si entra solo dal proprio gestionale, quindi ci sono solo studi veri. Degli altri vedi soltanto il profilo che hanno scritto loro: dal tuo ambiente non esce nient’altro — né clienti, né incassi, né ragione sociale.
Che cos’è l’area del cliente?
Un indirizzo personale, uno per persona, che incolli in fondo al messaggio dopo la seduta. Da lì il cliente vede i suoi pezzi, quanto ha versato e quanto manca, approva il disegno che gli hai mandato (o scrive cosa cambiare), sceglie una delle date che gli proponi — e la seduta si fissa da sola in agenda —, rilegge il consenso firmato e scarica il passaporto degli inchiostri. Nessuna password: chiedere a un cliente di registrarsi per rileggere il proprio consenso è il modo migliore perché non lo faccia nessuno. L’indirizzo è derivato dal segreto del server, non è indovinabile e si spegne per tutti da Impostazioni.
Come funziona l’approvazione del disegno?
Carichi la bozza e la mandi: diventa la versione 1. Il cliente risponde «va bene» o scrive cosa vorrebbe diverso, e quella risposta resta attaccata all’immagine esatta che l’ha ricevuta. La versione dopo parte dalle sue note e la precedente diventa «superata», non sparisce. Se il cliente risponde a voce puoi segnarlo tu, e il gestionale scrive che l’hai dichiarato tu — perché una cosa detta a voce e un pulsante premuto dal cliente non hanno lo stesso valore, e far finta di sì non aiuta nessuno.
Perché il piercing ha un registro suo?
Perché un piercing non finisce quando si mette il gioiello: finisce mesi dopo, e in mezzo c’è il passaggio che decide tutto — il rimpicciolimento. Al foro si monta un gambo lungo perché la parte si gonfia; quando si sgonfia, quella lunghezza in più si impiglia nei capelli e nel cuscino e ogni strappo riapre la ferita. La finestra dipende dalla sede: il lobo a tre settimane, la narice a cinque, l’elice e la conca a otto. Qui la data si calcola da sola quando registri il foro, scade come tutto il resto e può far partire il messaggio. E la misura montata resta scritta, così alla domanda «che misura ho?» c’è un numero.
Cos’è il passaporto degli inchiostri?
Il foglio che dice a chi si è tatuato cosa ha sotto pelle: marca, nome, numero di lotto e scadenza di ogni colore usato quel giorno, con il nome di chi ha lavorato e un’impronta SHA-256 che permette di verificare che il documento non sia stato ritoccato dopo. La norma tecnica europea EN 17169:2020 — volontaria, non un obbligo di legge — chiede che di ogni seduta resti scritto cosa è stato messo sotto pelle. In Italia nessuno lo chiede ancora con questo nome — ed è esattamente per questo che consegnarlo distingue uno studio. Il motivo vero però è un altro: quando fra sei mesi un dermatologo chiede cosa c’era dentro, «non lo so» non è una risposta che si può dare sul corpo di qualcuno.
Faccio trasferte e convention: mi serve?
Ogni periodo fuori diventa una riga con le sue date, la città, lo studio che ospita e i suoi costi — viaggio, alloggio, banco, e la quota che trattiene la casa. In quei giorni il tuo link pubblico smette di dire «scrivimi» e comincia a dire «sarò a Berlino dal 3 al 9»: le richieste arrivano già agganciate a quelle date, con la caparra più alta che decidi tu. A fine fiera il conto è fatto — incassato meno tutto — e l’anno dopo decidi con un numero invece che con un ricordo, che è sempre più generoso della realtà.
Perché un registro delle punture accidentali?
Perché le linee guida del Ministero della Salute chiedono a chi tatua di avere un protocollo scritto per gli incidenti a rischio biologico, e perché in una vita di studio succede. Un ago che è stato nella pelle di un’altra persona è una via di trasmissione, e il tempo utile per la profilassi si misura in ore: sul telefono trovi cosa fare nei primi minuti — lavare senza spremere, non usare alcol, andare in pronto soccorso oggi e non domani — e registri l’accaduto con la fonte mentre ce l’hai ancora davanti. Fra due anni, se lo chiedono l’assicurazione o un medico legale, quella riga è l’unica cosa rimasta.
Quanto costa?
29 € al mese, IVA esclusa, per uno studio. Il primo mese è gratis e non chiede la carta di credito; pagando l’anno si toglie il 20% dal totale. Dentro ci sono tutti i moduli e tutti gli utenti: niente costo a testa, niente costi di attivazione, nessuna durata minima — si disdice quando vuoi, senza preavviso né penali. Il secondo studio e i successivi costano metà. Sostituisce un’agenda per studi di tatuaggi, i consensi firmati e la fatturazione: oggi sono tre abbonamenti separati, circa 62 € al mese. Qui 29 € al mese, tutto compreso.