In breve
- La caparra si versa quando il cliente accetta il preventivo, spesso settimane prima della seduta.
- Un link di pagamento risolve l’incasso a distanza meglio del bonifico, che nessuno verifica in tempo.
- Ogni incasso, comunque arrivi, deve finire nello stesso registro: è l’unica cosa che rende leggibile il mese.
In uno studio il denaro entra in modi che non hanno niente a che vedere con un negozio: una caparra versata a marzo per una seduta di settembre, un saldo a fine giornata, un acconto parziale su una manica, la vendita di una crema al banco, un buono regalo comprato da qualcun altro. Tenerli tutti in testa è impossibile, e tenerli in un foglio è quello che fanno quasi tutti.
Le decisioni pratiche sono poche: quali strumenti accettare, come incassare a distanza, se offrire il pagamento a rate, e come far confluire tutto in un unico registro leggibile.
01Gli strumenti, con i loro costi veri
| Strumento | Costo tipico | Quando conviene |
|---|---|---|
| Contanti | Zero, ma con limiti di legge sull’uso del contante | Saldi in studio di importo contenuto |
| POS fisico | Canone + commissione per transazione | Saldo a fine seduta: è lo standard |
| Bonifico | Zero per te | Importi alti, ma la verifica è manuale e lenta |
| Link di pagamento | Commissione per transazione | Caparre a distanza: il caso più frequente |
| Wallet (Apple Pay, Google Pay) | Come il POS | Comodo, nessuna differenza pratica per te |
| Pagamento a rate (es. Klarna) | Commissione più alta, incassi subito | Progetti importanti, incasso immediato |
02Incassare la caparra a distanza
È il momento decisivo di tutto il percorso: il cliente ha accettato il preventivo, è convinto, e la caparra deve arrivare adesso. Ogni ora di attesa abbassa la probabilità che arrivi, e ogni passaggio in più — «ti mando l’IBAN», «hai fatto?», «controllo domani» — ne aggiunge.
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Manda il preventivo con la cifra della caparra già indicata
Non «serve una caparra» ma «la caparra è di 80 €»: la trattativa finisce prima di cominciare.
- 2
Allega il link di pagamento nello stesso messaggio
Chi accetta paga nello stesso minuto. Chi deve fare un bonifico paga, forse, fra tre giorni.
- 3
Blocca la data solo a incasso avvenuto
È la regola che va detta chiaramente: la data si tiene quando la caparra è arrivata, non quando è stata promessa.
- 4
Registra l’incasso subito
Con il suo documento fiscale, se lo emetti. Una caparra non registrata è la voce che a fine anno non torna mai.
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Scala la caparra a saldo
Il residuo deve essere sempre visibile, per te e per il cliente: è la domanda che arriva più spesso in chat.
03Il pagamento a rate: quando ha senso
I servizi di pagamento dilazionato sono diventati normali anche per importi medi, e su un progetto da tremila euro possono essere la differenza fra un sì e un rinvio a data da destinarsi. Il meccanismo è semplice: il cliente paga a rate al fornitore del servizio, tu incassi l’intero importo subito al netto di una commissione.
- Il rischio di credito non è tuo: incassi subito e non insegui nessuno.
- La commissione è più alta di un POS: va considerata sui progetti grandi, dove incide meno in percentuale sul valore.
- Non è un finanziamento che concedi tu: il rapporto di credito è fra il cliente e il fornitore del servizio.
- Va detto in modo chiaro sul preventivo, con la commissione a tuo carico o esplicitamente ribaltata.
- Non sostituisce la caparra: sono due cose diverse, e una manica pagata a rate ha comunque bisogno di un vincolo sulle date.
Prima di attivare qualunque strumento di incasso
- Il conto è intestato allo studio, non a una persona qualsiasi.
- Le commissioni sono note e messe a bilancio fra i costi.
- Ogni incasso confluisce nello stesso registro, indipendentemente dal canale.
- Il documento fiscale, se dovuto, viene emesso al momento giusto.
- Le caparre sono distinguibili dai saldi nei report.
- Chi lavora in studio sa cosa fare in ognuno dei casi.
Con Omega
Un registro solo, comunque entri il denaro
- Link di pagamento generato dalla scheda del pezzo: carta, wallet o rate con Klarna, con il tuo conto Stripe.
- Caparre, saldi e vendite al banco in un unico registro incassi, non in una cassa a griglia.
- Scontrino telematico e fattura elettronica al SDI, senza plugin.
- Omega non apre conti al posto tuo, non tocca il denaro e non trattiene percentuali sulle prenotazioni.
Foto di copertina: Ayorinde Ogundele — CC BY-SA 4.0
