In breve
- Il costo di una trasferta comprende i giorni di studio chiuso: è la voce che nessuno conta.
- L’agenda dei giorni fuori si riempie nelle due settimane precedenti, non sul posto.
- Una caparra più alta è giustificata: una mancata presentazione in trasferta è irrecuperabile.
Un guest spot in un’altra città, una convention, un periodo di lavoro all’estero: sono le occasioni che fanno crescere un artista più di qualunque altra cosa, e sono anche fra le più facili da chiudere in perdita. Il motivo è quasi sempre lo stesso — si contano i costi visibili e non quelli veri, e si conta sul passaggio invece che sulle prenotazioni.
Trattare un periodo fuori come un progetto, con il suo conto e la sua agenda, cambia il risultato in modo netto. E ha un effetto secondario che vale da solo: l’anno successivo si decide guardando un numero, invece che un ricordo — che è sempre più generoso della realtà.
01Il conto vero di una settimana fuori
| Voce | Nota |
|---|---|
| Viaggio | Andata e ritorno, più gli spostamenti sul posto |
| Alloggio | Per tutte le notti, compresa quella prima e quella dopo |
| Vitto | Spesso sottostimato: fuori casa si mangia fuori |
| Materiale portato o comprato sul posto | Comprare in trasferta costa di più |
| Quota della casa | Percentuale o canone dello studio che ospita |
| Costi promozionali | Annunci, stampe, eventuale allestimento |
| Giorni di studio chiuso | La voce più pesante e quella che nessuno conta |
| Recupero fisico | Il giorno dopo il rientro raramente è produttivo |
Ore da vendere per andare in pari = (Costi della trasferta + Mancato incasso dei giorni chiusi) ÷ Tariffa oraria netta
La tariffa oraria netta è quella che resta dopo la quota dello studio ospitante. È il numero da avere in testa prima di aprire le prenotazioni, perché dice quante ore devono essere già vendute prima di partire.
02Riempire i giorni prima di partire
- 1
Annuncia con due o tre settimane di anticipo
Non «sarò a Berlino» ma «sarò a Berlino dal 3 al 9, ecco come prenotare». La seconda formula produce prenotazioni, la prima produce cuoricini.
- 2
Fai atterrare le richieste in un posto solo
Un modulo con le date della trasferta già impostate, così le richieste arrivano già agganciate a quei giorni.
- 3
Chiedi una caparra più alta
In trasferta una mancata presentazione non si recupera: non c’è il giorno dopo. Una percentuale maggiore è giustificata e viene accettata.
- 4
Prepara disegni pronti
Flash a tema e pezzi medi già progettati: sul posto il tempo per disegnare non c’è.
- 5
Calibra le durate
Lavori da una a tre ore riempiono meglio una giornata in un ambiente che non è il tuo.
- 6
Chiudi le prenotazioni qualche giorno prima
Serve tempo per organizzare l’ordine della giornata e per preparare i consensi.
Cosa preparare prima di partire
- Documenti: attestato, assicurazione, vaccinazione, e quanto richiesto sul posto.
- Consensi e anamnesi già mandati a chi ha prenotato.
- Materiale sufficiente, più una scorta: comprare in trasferta costa e non è detto si trovi.
- Attrezzatura personale, con adattatori e ricambi.
- Un elenco stampato delle prenotazioni con orari e contatti.
- Modalità di incasso funzionanti fuori sede, comprese quelle elettroniche.
- Le indicazioni di aftercare nella lingua del posto, se serve.
- Chi risponde ai messaggi mentre non ci sei.
03A fine periodo, un numero
La sera dell’ultimo giorno, o al massimo il giorno dopo, il conto va chiuso: incassato meno tutto, compresi i giorni di studio chiuso. È l’unico modo per decidere l’anno successivo con un dato invece che con l’impressione lasciata dall’atmosfera, che in trasferta è quasi sempre migliore del risultato economico.
- Il risultato economico: incassato meno costi totali. Anche in pareggio può essere un buon risultato, se ci sono gli altri.
- I clienti nuovi: quante persone che non ti conoscevano si sono tatuate.
- Le richieste raccolte: quante persone hanno chiesto un lavoro da fare la prossima volta o nel tuo studio.
- I rapporti: uno scambio concordato, un altro studio che ti ospiterà, un contatto utile.
- Il materiale prodotto: lavori fotografati, con le liberatorie firmate.
- La ripetibilità: quella città vale un ritorno annuale, oppure era un’esperienza singola?
Con Omega
Ogni periodo fuori, con il suo conto
- Date, città, studio che ospita e costi — viaggio, alloggio, banco, quota della casa — in una riga sola.
- Nei giorni di trasferta il link pubblico dice dove sarai e in quali date, invece di «scrivimi».
- Le richieste raccolte arrivano già agganciate a quel periodo, con la caparra più alta che decidi tu.
- A fine periodo il conto è fatto: incassato meno tutto, per decidere l’anno prossimo con un numero.
Foto di copertina: Ryan Baumann — CC BY 2.0
